Sådan udfyldes et dækningsark

Sammenlignet med fax er e-mail en mere bekvem metode til at få information fra et punkt til et andet. Men du bør ikke udfase faxmaskinen som et vigtigt kontorværktøj endnu. Sikker på, der er lejlighedsvis fastklemt maskine, optaget signal og manglende side, men faxmaskiner er værd at bruge og har fordele: større dokumenter kan sendes, nogle mennesker ser dem som en mere professionel form for forretningskommunikation, og underskrevne underskrifter på faxer er legitime. .

Skriv navnet på modtageren og afsenderen af faxen i afsnittet Til og Fra på faxforsiden.

Skriv dine telefon- og faxnumre i det relevante fax- og telefonnummer. felter. Dette er nyttigt, hvis modtageren skal ringe eller faxe tilbage.

Indsæt det samlede antal sider, der er inkluderet i faxen, inklusive forsiden i Total-nr. sider eller nr. sektion på forsiden. Dette fortæller modtageren, hvor mange sider de kan forvente at modtage i faxen.

Skriv et til tre ord, der beskriver formålet med faxen, i RE-sektionen på forsiden. Medtag et referencenummer, hvis det er relevant.

Udfyld det relevante felt eller cirkel den relevante ordbeskrivelse, der angiver, hvor hurtig faxen er, eller dit svar ønsker fra modtageren.

De fleste faxer inkluderer svarbeskrivere, såsom: Til gennemgang (ingen handling påkrævet), Venligst kommenter (svar kræves), Haster (håndter straks), Fortroligt (kun for visse øjne) eller Svar (svar kræves).

Skriv eventuelle yderligere noter eller instruktioner, som du vil have modtageren til at læse eller være opmærksom på, i den tomme bunddel (Kommentarer) på faxforsiden.

Indsæt den dato, du sender faxen øverst på arket, efter at have gennemgået faxen og sørg for, at alle relevante sektioner på forsiden er komplette.