Sådan arkiveres QuickBooks firmafiler

Når en QuickBooks-virksomhedsfil har haft mange transaktioner over en lang periode, øges den plads, der optages af QuickBooks-softwaren. Dette kan forårsage ekstreme afmatninger i QuickBooks-driftsprocessen. Løsningen på dette er at arkivere de foregående år med dine firmafiler. I ældre versioner af QuickBooks blev denne proces kaldet "arkivering"; i de nyere versioner kaldes det "rydde op i virksomhedsdata." Denne proces kondenserer det foregående års firmafiler ved at fjerne detaljerne for hver lukket transaktion og kun efterlade totalerne.

Opret og gem en sikkerhedskopi

Trin 1

Indsæt et flashdrev eller en cd-rom i computeren.

Trin 2

Klik på knappen "Filer" i den øverste menulinje, og vælg derefter "Gem kopi eller sikkerhedskopi." Du bliver spurgt, hvor du vil gemme denne sikkerhedskopi. vælg flashdrevet eller cd-rom'en.

Klik i feltet "Navn på fil" og skriv "Arkiveret" før udvidelsen. Klik på "OK", og filen sikkerhedskopieres på flashdrevet eller cd-rom'en.

Arkiver filen

Trin 1

Klik på "File" i den øverste menulinje, og vælg "Hjælpeprogrammer". Når det næste vindue åbnes, skal du klikke på "Opryd virksomhedsdata."

Trin 2

Vælg "Fjern transaktioner fra en bestemt dato." Den dato, du vælger, er slutdatoen; alle transaktioner inden denne dato bliver kondenseret, og detaljerne i disse transaktioner vil blive fjernet.

Trin 3

Klik på "Næste" for at åbne det næste vindue, hvor du vælger yderligere kriterier for at fjerne transaktioner. Der er fire muligheder: Fjern uklarede bank- og kreditkorttransaktioner; fjerne transaktioner, der er markeret for at blive udskrevet fjerne fakturaer og skøn, der er markeret for at blive sendt fjerne transaktioner, der indeholder ikke-fakturerede eller ikke-refunderede omkostninger. Klik på "Næste".

Trin 4

Vælg at slette elementer, der ikke har nogen transaktioner, i det næste vindue, der åbnes. Disse poster inkluderer konti, kunder, leverandører, andre navne, fakturaposter og "To Do" -notater.

Klik på "Begynd oprydning." Gem den ryddede fil på skrivebordet eller den eksterne harddisk for at fortsætte med at arbejde i QuickBooks.