Sådan oprettes faxdækningsark gratis

Faxer er nøgledokumenter i mange brancher, fordi de giver en juridisk fax af en underskrift. For eksempel tjener de som juridisk dokumentation i import-eksportindustrien, hvor parter ofte er placeret tusindvis af kilometer fra hinanden. Et negativt ved fax er, at de let kan gå tabt eller sendes til det forkerte sted, medmindre de giver specifikke instruktioner til modtagere. Det er her, et faxforsideark kommer ind. Faxomslag kan variere fra håndskrevne instruktioner på et blankt stykke papir til professionelt designede formularer komplet med firmalogo, specificerede mellemrum til navne, telefonnumre, afkrydsningsfelter for grundlæggende detaljer og et sted at skrive instruktioner. Oprettelse af dit eget faxforsideark gratis er en simpel proces.

Gratis kilder til faxdækningsark

Tjek dit tekstbehandlingssoftware for at se, om det har gratis skabeloner til faxforsider, som du kan finde ved at søge på din computer efter skabeloner. For eksempel leverer Microsoft Word skabeloner (se Ressourcer). Microsoft-skabeloner kan, når de åbnes, gemmes på din computer, hvis du bruger Microsoft Word.

Lav dit eget faxforsideark ved hjælp af dit tekstbehandlingsprogram og efter et grundlæggende format.

Håndskriv dit eget faxforsideark, hvis du ikke har en computer praktisk. Dette får jobbet gjort, men har ikke den professionelle appel af et digitalt designet forsideark.

Format på et faxforsideark

Sæt ordet "Fax" eller "Faxoverførselsomslag" med store bogstaver øverst på arket. Dette identificerer det som forsiden, adskilt fra det dokument, du sender.

Retfærdiggør venstre overskrift i denne rækkefølge ved at springe over en linje mellem hver: "Dato:", "Fra:", "Afsenderens telefon:" og "Returner faxnummer:" Disse identificerer kilden til faxen, så den let kan ses hvis modtageren venter på det. De indeholder også de nødvendige kontaktoplysninger fra afsenderen.

Spring over to eller tre linjer, og fortsæt med disse overskrifter: "Til:", "Faxnummer:" og "Telefonnummer:" Identificering af modtageren sikrer, at faxen kommer til den rigtige destination. Indsættelse af modtagerens faxnummer gør det lettere at indtaste det rigtige nummer i faxmaskinen uden at bære noter. Hvis modtagerens telefonnummer har modtaget, kan afsenderen foretage et hurtigt opkald for at bekræfte, at faxen er modtaget, eller hvis den er beskadiget under transmission.

Spring et par linjer over, og tilføj en overskrift, der siger "Antal sider inklusive omslag:" At det angives, at antallet af sider inkluderer omslaget, eliminerer forvirring.

Spring over to eller tre linjer, og anfør overskriften "Emne:" Her kan afsenderen kort forklare det vedhæftede dokument.

Sæt overskriften "Noter:" under "Emne", så afsenderen kan skrive instruktioner som "Lever straks til Mrs. Jones" eller "Ring til mig, når du får dette" eller "Kontroller dette, underskriv og fax tilbage."

Tips

Klarhed er den vigtigste kvalitet af et faxforsideark. Fed overskrifterne, hvis du opretter arket i et tekstbehandlingsprogram. Hvis du hånd skriver arket, skal du udskrive klart og understrege overskrifterne.