Sådan skriver du en fax

Mens e-mail og andre former for digital kommunikation har overskygget faxen med hensyn til popularitet, sender mange virksomheder og enkeltpersoner stadig faxer. Faxer er især nyttige, når man sender et underskrevet dokument, når en digital fil af et papirdokument ikke er tilgængelig, og når afsendere eller modtagere ikke har adgang til en computer eller PDA. Når du har oprettet en faxskabelon, kan du bruge den igen og igen.

Opret et standard 8-1 / 2-by-11-tommer tekstbehandlingsdokument med en vandret tekstblok over toppen, to korte kolonner under og et stort tekstfelt under kolonnerne.

Medtag dit telefonnummer, faxnummer og postadresse i den vandrette tekstblok øverst i dit dokument. Tilføj dit firmalogo, hvis relevant, i venstre hjørne af den vandrette blok.

Tilføj din modtagers navn, firmanavn, hvis relevant, faxnummer og telefonnummer i venstre kolonne under din vandrette blok. Skriv også "Re:" og inkluder et emne til din fax (f.eks. "Dagens ordrer" eller "Salgstall for juli").

Skriv dit navn, firmanavn, hvis relevant, faxnummer og telefonnummer i højre kolonne. Inkluder antallet af sider inklusive forsiden, du sender. Skriv den dato, hvor du sender faxen. Hvis du sender faxen til flere personer, skal du tilføje "CC:" og skrive navnet (e) på modtageren (e) og virksomhedsnavne, hvis det er relevant.

Medtag enhver yderligere besked, du har til modtageren, i feltet nederst på siden.

Korrekturlæs dit dokument for stavefejl, stavefejl og grammatiske fejl, da fejl som disse kan få dig til at se uprofessionel ud.

Elementer, du har brug for

• Computer med tekstbehandlingsprogram og printer

• Pen

• Papir

Tips

Du kan udskrive dit omslag og skrive din tekst, eller du kan skrive dine oplysninger i dit tekstbehandlingsdokument. Sidstnævnte foretrækkes, da undertiden håndskrift ikke overføres så tydeligt som udskrevet tekst.