Ting at sige på din telefonsvarer

Opkaldere kan efterlade beskeder på din telefonsvarer af forskellige årsager. Nogle af meddelelserne kan være venlige påmindelser om vigtige forretningsoplysninger og kontakter. De ting, du siger om din telefonsvarer, uanset om det er en personlig telefonsvarer eller forretnings-telefonsvarer, spiller en vigtig rolle i, hvilken type information du får tilbage fra opkaldere. Der er nogle grundlæggende oplysninger, du altid skal medtage i din telefonsvarer.

Udgående besked

Det første du skal gøre for at efterlade en udgående besked er at identificere dit navn, din organisation og dit telefonnummer. Den anden ting du skal gøre er at adressere din tilgængelighed. For eksempel vil du måske sige, at du ikke er tilgængelig og give det tidspunkt og den dag, du kommer tilbage. Endelig, detaljer den type information, du vil have tilbage på telefonsvareren, såsom navn, firma, nummer og muligvis en besked. En typisk udgående telefonsvarer kan lyde sådan: ”Jeg er Bob Smith med Sampson, Inc. på 555-555-5555. Jeg vil ikke være tilgængelig før kl. 4 i dag, men skriv venligst dit navn, firma og nummer, så returnerer jeg dit telefonopkald straks. Tak skal du have." Husk at være kort og give klare, kortfattede instruktioner til den, der ringer op.

Undgå problemer

Opkaldere kan undertiden ringe op til forkerte numre. Ved ikke at angive dit navn, din organisation og dit telefonnummer i din udgående besked kan du ofte modtage beskeder, der ikke er beregnet til dig. Ved at angive disse oplysninger sørger du for, at den, der ringer op, ved, at de har nået den rigtige person eller ringet op til det rigtige nummer. Du vil måske eller måske ikke opfordre din opkalder til at efterlade en besked. Hvis du ikke opfordrer dem til at efterlade en besked, vil det være svært for dig at bedømme vigtigheden af ​​telefonopkaldet. Hvis du modtager adskillige telefonsvarere, er disse meddelelser vigtige for at afgøre, hvilke telefonopkald der skal returneres med det samme, og hvordan du forbereder dig på det tilbagevendende telefonopkald. Hvis du opfordrer til beskeder, skal du bede om, at den, der ringer, er kort eller opsummerer beskeden. Talebeskeder med lange meddelelsesforklaringer kan blive besværlige eller ikke være nødvendige, og dermed spilder din tid.

Tilføj e-mail, sociale medier

Fordi så mange oplysninger deles via sociale medier, bør du sandsynligvis overveje at tilføje online kontaktoplysninger til din udgående besked. Udfordringen ved at forlade kontakter på de sociale medier får den, der ringer op, til at forstå, hvor han skal lade den være. Det kan kræve, at du stave dit navn og ikke antage, at den, der ringer op, ved det. Hvis du vil have en opkalder til at efterlade en besked på din e-mail-adresse, kan du måske sige "Du kan efterlade mig en e-mail-adresse på Bob Smith på Sampson dot com", eller "Du kan efterlade en besked på bobsmith på sampson dot com. ” Brug din bedste vurdering, men ved at stave dit navn og din virksomheds navn giver den, der ringer, det bedste skud på at få oplysningerne korrekte. Det er ikke en god ide at nævne URL-adresser, f.eks. Til Facebook eller Twitter, fordi de kan være forvirrende. Hvis du føler, at det er de bedste steder at efterlade dig beskeder, skal du sige på din udgående besked: "Du kan også give mig en besked på min Facebook-side."