Fordele og ulemper ved fax via e-mail
Før e-mail kom i popularitet, var faxoverførsler den eneste måde at sende skriftlig kommunikation hurtigt på. De kunne levere papirer og udskrifter på få korte minutter over hundreder eller tusinder af miles. Da e-mail er blevet udbredt, har nogle virksomheder helt forladt faxmaskiner. Stadig har fax nogle fordele i forhold til e-mail-kommunikation.
Papirproblemer
Da faxoverførsler bruger papir og e-mail ikke, sætter problemer med papiret faxkommunikation i en ulempe. Ligesom printere kan faxmaskiner opleve papirstop. I modsætning til printere kan disse papirstop forekomme i en af to maskiner, der er nødvendige for at gennemføre en faxoverførsel. Det originale dokument kan sidde fast i den afsendende faxmaskine, hvilket muligvis gør dokumentet ubrugeligt, hvis papirstoppet er alvorligt nok. I den modtagende ende kan papiret, der udskrives på, sidde fast i faxmaskinen og forstyrre hele processen. Den modtagende maskine kan også løbe tør for papiret, og brugeren i den ende er muligvis ikke klar over, at papiret er væk i nogen tid. Denne forsinkelse kan medføre, at tidsfølsom kommunikation bliver ubesvaret i flere timer eller endda dage.
Et trin proces
En af de største styrker ved faxoverførsler opstår, når en person har at gøre med et underskrevet dokument eller et dokument, der kun findes i papirkopi. Hvis denne person ønsker at sende dokumentet i en e-mail, skal han afbilde dokumentet med en scanner eller multifunktionsprinter. Brugeren skal derefter redigere det scannede billede, inden han vælger et sted på computerens harddisk for at gemme det scannede dokument. Når personen sender e-mailen, skal scanningsfilen vedhæftes e-mailen. I modsætning hertil placerer en person, der bruger en faxmaskine, kun dokumentet i maskinen og rammer et par taster for at sende det til den modtagende part.
Redigering
Dokumenter, der sendes via e-mail, kan redigeres af en bruger, mens dokumenter sendt via fax ikke kan. I situationer, hvor de to parter samarbejder om et projekt, hjælper evnen til at redigere dokumentet det samarbejde, hvilket giver begge brugere lethed til at foretage ændringer hurtigt. Hvis de to parter er involveret i et kontradiktorisk forhold, kan en faxoverførsel være mere attraktiv. Karakteren af papirkopi-dokumentet gør det vanskeligere at ændre dokumentet for at ærekrænke eller manipulere den anden part.
Kombination
Mange computere og printere kan i dag sende både fax og e-mail. Det betyder, at digitale filer kan sendes fra en computer til en faxmaskine, hvor de leveres som et papirdokument. Disse computere og printere kan også modtage faxoverførsler fra faxmaskiner, hvilket giver fordelene ved både fax og e-mail.
