Procedurer til dokumentkontrol for teknik
Dokumentkontrol er af største vigtighed i en teknisk indstilling. Dette gælder især afdelinger, der har brug for at gemme dokumenter, der er relateret til metoderne i deres procedurer. Fra den afdeling, der skal have en procedure på plads til nyansættelser, til produktionsprocessen, er det nødvendigt at have et middel til at kontrollere oprettelse, revision, kvalitet og opdatering af disse dokumenter.
Varierede former for dokumentkontrol
Afhængigt af den type teknik, der udføres, varierer mængden og stilen af kontrol betydeligt. For eksempel til software engineering kan der være færre mekaniske tegninger, men måske flere procesdiagrammer. Uanset hvad skal der være en struktur for processen.
Nogle grundlæggende forudsætninger skal følges. For det første stammer dokumenterne fra en udstedende afdeling. De bruges hovedsageligt af denne afdeling, og andre afdelinger kan have noget input til processen. Men den overordnede kontrol skal tages af den udstedende afdeling.
Dernæst skal et sæt dokumenter oprettes af et team af forfattere. Dokumenterne skal gennemgås, og der skal derfor oprettes et team af korrekturlæsere, der har myndighed til at gennemgå og have fagkendskabet til at foretage rettelser og endelig godkende hvert trin.
Standard driftsprocedurer
SOP'er (standardoperationsprocedurer) findes i alle organisationer for at formalisere procedurerne for alle aspekter af det arbejde, der udføres. Det er vigtigt at opfange driftsprocedurerne for alle områder af organisationen. Fra procedurer til ansættelse af nyt personale til procedurer for specifikke operationer i en fremstillingsvirksomhed, hver procedure er vigtig.
Naturligvis bør en afdeling være i stand til hurtigt at identificere en bestemt SOP til en bestemt procedure. Det skal være let at finde, og det skal opbevares sikkert og ikke kunne redigeres undtagen i en formaliseret dokumentkontrolproces. Alle opdateringer skal registreres tydeligt på det relevante sted, og det skal være klart, hvem der har foretaget ændringen, årsagen til det og datoen og klokkeslættet, det blev foretaget.
Mekanikken til at kontrollere dokumenter
Et dokument oprettes ud fra et sæt noter, der er taget, mens du interviewer en SMV (emne sxpert) og sættes i en læselig form af en teknisk forfatter. Dokumentet sendes derefter til gennemgang, hvor det måles i forhold til et sæt standardretningslinjer for oprettelse af denne type dokumenter. I løbet af oprettelsen af et dokument som dette vil det passere gennem mange forskellige mennesker, som alle vil input deres unikke synspunkt i processen. Endelig når dokumentet godkendelse og opbevares i et dokumentlager, hvor alle, der har brug for adgang til det, kan se det.
Når som helst kan det være nødvendigt med en opdatering af dokumentet. Hvis dette er tilfældet, vil effektiv dokumentkontrol registrere eventuelle ændringer, årsagerne hertil (f.eks. En firmwareopdatering) og den person, der har foretaget ændringerne. Endelig bør alle dokumenter være underlagt kvalitetskontrol; dette vil være et yderligere trin designet til at holde bjælken op, så standarden af dokumenter aldrig falder under et bestemt foreskrevet niveau.
