Sådan adresseres en formel e-mail

Vær forsigtig, når du adresserer en formel e-mail. Mens du er involveret i en telefonsamtale, kan du vælge og vælge i det øjeblik, hvad du gerne vil sige næste - og hvordan man skal svare på en korrespondent - e-mail-meddelelser sendes øjeblikkeligt til den anden person i fuldstændig form. Formelle e-mails kræver klarhed, præcision og enestående syntaks. Konstruktion af korrekte elektroniske postmeddelelser giver et professionelt image og sikrer, at din kommunikation er i topklasse.

Trin 1

Start e-mailen med en formel hilsen. Hils individuelle korrespondenter som "Mr." eller "fru." - men dobbelttjek korrespondentens køn, hvis de har et tvetydigt navn. Afstå fra at kalde en kvinde "frøken" eller "fru", da disse attributter har mere specifikke konnotationer - hvor ingen af ​​dem muligvis henviser til din korrespondent. Start en e-mail med "Kære Terry" for eksempel, hvis du er usikker på korrespondentens køn. Adresser f.eks. En samling mennesker med "Kære teamledere".

Trin 2

Opret straks en forbindelse med korrespondenten. Start e-mailens brødtekst ved at erklære, hvem du er - om nødvendigt - og hvordan du er fortrolig med korrespondenten. Fortsæt med at adressere, hvorfor du kommunikerer med personen, og hvorfor din korrespondance er vigtig. Hold alle formelle e-mails spidse og kortfattede. Forbliv altid på emnet, og vis fejlfri grammatik og syntaks.

Trin 3

Afslut e-mailen med "venlig hilsen", "venlig hilsen" eller en anden hilsen, der underskriver, før du skriver dit navn. Inkluder dine kontaktoplysninger under dit navn - postadresse, direkte telefonnummer, faxnummer, e-mail-adresse og websteds-URL.

Dobbelttjek stavning af alle navne og grammatik, inden du sender e-mailen. Opret en kort og stødende titel til emnelinjen - sørg for, at den vedrører direkte indholdet af e-mailen. "Dublin Park-projektopdatering" er for eksempel en stærk og enkel titel, der lader korrespondenten vide, at indholdet vedrører ny information om et specifikt projekt.