Sådan formateres en fax

Intet fast faxformat passer til enhver situation. At følge nogle generelle retningslinjer vil dog hjælpe faxens modtager med at finde oplysninger hurtigt på faxen. Disse retningslinjer vil også sikre, at modtageren ikke har nogen problemer, når faxen kommer igennem, og at du vil undgå problemer, når du sender den.

Hold din fax under 10 til 12 sider. Mange faxmaskiner til små kontorer kan ikke håndtere for mange sider ad gangen. Store faxer binder også telefonlinjer, der deles med faxmaskiner. Opdel din fax i flere batcher, hvis du skal sende mere end 10 til 12 sider. Bed modtageren om at forvente mere end en fax fra dig.

Juster sidemargener eller skriftstørrelse for at hjælpe dig med at opnå færre sider. Husk dog, at mindre skriftstørrelser måske ikke er for lette at læse, og små margener kan se uprofessionelle ud som i et CV. Brug mindst en 11-punkts skrifttype.

Skriv faxer i forretningsbrevformat, når det er muligt. Margener skal være en tomme på venstre og højre side og en og en halv tomme på toppen og bunden, hvis det er muligt. Vælg mellemrum dit brev, dobbelt afstand mellem afsnit. Inkluder en datelinje øverst og adresseblokke for afsender og modtager før hilsen. Afsenderens adresseblok går først.

Inkluder en forside med din fax. Forsiden behøver ikke at følge et bestemt layoutformat, men det skal indeholde både afsenderens og modtagerens kontaktoplysninger, hvor mange sider faxen indeholder og en emnelinje, der angiver, hvad faxen handler om. Tilføj også et par linjer til personlige kommentarer vedrørende faxen. Kontaktoplysningerne kan omfatte enkeltpersoners og virksomhedsnavne, afdelingnavne, adresser, e-mail-adresser og telefonnumre. Følgebrevet skal være let at læse, så modtageren hurtigt kan finde oplysninger om det.

Undgå at sende faxer med grafik, hvis det er muligt. De tager for meget tid på at sende og modtage, og de spilder meget blæk. Desuden vises de generelt ikke for godt på fax på grund af udskrivning af dårlig kvalitet.