Sådan bruges klasser i QuickBooks til nonprofitorganisationer
Klassefunktionen er en af de mindst anvendte af alle QuickBooks-funktioner. Klassefunktionen bruges på et vilkårligt antal måder til at holde styr på transaktioner, køb eller salg ved at tildele en anden identificerende betegnelse til transaktionen. Nogle virksomheder bruger klasser til at identificere placeringen af transaktionen, hvis den har mere end en placering. Andre bruger klasser til at identificere det forretningsområde, hvor transaktionen finder sted. For eksempel kan en restaurant / cateringvirksomhed ønsker at tildele klasser for at udpege indtægterne genereret af restauranten og af catering separat, så der kan genereres et resultatopgørelse for hver sektion af dens forretning.
Brug klassefunktionen til at spore programmer
Trin 1
Opret en ny klasse for hvert program, der genererer donationer til nonprofit. Klik på knappen "Lister" i den øverste menulinje. Dette åbner klasselisten. Klik på knappen "Klasse" nederst til venstre og derefter på knappen "Ny". Mange nonprofitinstitutioner har flere programmer, der både genererer indtægter (donationer) og har udgifter. Kirker vil for eksempel have programmer for evangelisering, ungdom og mission. Oprettelse af en klasse for hver af disse giver dig mulighed for at holde styr på alle donationer eller udpegede gaver til hvert program og holde styr på udgifter i forbindelse med hvert program.
Trin 2
Udpeg hver transaktion til den bestemte klasse, som den er relateret til. For donationer blev klassen indtastet i donationsformularen i den fjerde kolonne fra venstre. For udgifter blev klassen indtastet under fanen Udgifter og i den sidste kolonne på skærmen Skriv kontrol. For eksempel donerer et kirkemedlem $ 300 til kirkens missioner. Ungdomsprogrammet køber en $ 300 Vacation Bible School-læseplan. $ 300-betegnelsen for missioner registreres på donationsformularen. De udpegede midler kan ikke bruges til et andet program end det, de er udpeget til. Brug af disse betegnelser holder disse transaktioner adskilt som krævet ved lov for nonprofit virksomheder.
Opret underklasseartikler til flere programmer under en klasse. For eksempel kan det større missionsprogram have flere missionærer, der bliver støttet. Under hovedklassen Missioner skal du oprette en underklasse for hver enkelt missionær. Dette gøres på samme måde som du oprettede klassen til at begynde med. Når du tilføjer en ny klasse i vinduet Klasseliste, skal du markere et lille felt for at angive, om dette er en underklasse. Dette giver mulighed for et indblik i totalerne, der gives til missioner, med mulighed for at holde hver missionærs donationer adskilt.
Brug klassefunktionen til at spore placeringer
Trin 1
Opret en klasse for hver enkelt placering i en større organisation, såsom en organisation, der driver flere placeringer for genbrugsbutikker, suppekøkkener og børnepasning for de fattige. Med henblik på skatterapportering er det nødvendigt at holde nøje rede for hvert sted. For en organisation med fire butikssteder kan klasserne adskilles med en betegnelse med et ord, der adskiller dem fra de andre (for eksempel Nord, West, Uptown og Downtown).
Trin 2
Tildel alle udgifter til den korrekte placering. Leje, lønningsliste og forsyningsselskaber er eksempler på alle udgifter, som hvert sted måtte have. Hvis hver placering er den samme type placering (såsom en genbrugsbutik), vil udgifterne være ens nok til at have en QuickBooks-firmafil og blot bruge klasse-funktionen til at skelne mellem dem.
Tildel alle donationer eller indtægter til den rigtige placering. I tilfælde af en kirke er donationerne, der kommer ind, ikke i bytte for en vare eller tjeneste, som det ville være tilfældet i en butik. Selv om det er en nonprofit organisation, kan en genbrugsbutik overveje de midler, der er givet for brugte varer, som indtægter. Disse oplysninger kan give organisationen mulighed for at træffe en passende beslutning, hvis udgifterne begynder at overstige indtægterne eller donationerne.
