Sådan konverteres et Excel-ark til etiketter

Excel-regneark giver brugerne mulighed for at organisere kontaktoplysninger til postlister i kolonner, der indeholder kategorien eller feltnavnet. Brugere kan opdatere oplysninger på regnearket eller oprette etiketter til mailing eller forsendelse fra Excel-regnearket (også kaldet et regneark). Da data på regneark ikke kan konverteres direkte til etiketter, kan du overveje at bruge Microsoft Word-etiketskabeloner og postfletningsfunktion til at generere etiketter. Mærkater oprettet i MS Word kan indeholde data fra et Excel-regneark og derefter udskrives på forudskårne ark, der er tilgængelige fra kontorartikler.

Trin 1

Åbn dit Excel-regneark, og bekræft, at den første række indeholder kolonneoverskrifter for hver kategori (såsom fornavn, efternavn, gadenavn osv.). Hvis der ikke er angivet nogen kategorier i række 1, skal du klikke på den første celle (A1) og vælge "Række" under "Indsæt" i den øverste menulinje og skrive et kategorienavn for hver kolonne.

Trin 2

Sorter dine data, hvis det ønskes, ved at vælge diamanten i øverste venstre hjørne af dit regneark (eller vælg "Vælg alt" under "Rediger" i den øverste menulinje), vælg "Sorter" under "Værktøjer" i den øverste menulinje . Angiv, at regnearket har en overskriftsrække ved at vælge denne mulighed i dialogboksen; vælg sorteringskriterierne ved hjælp af rullemenuerne og klik på knappen "OK".

Trin 3

Gem den nyeste version af regnearket ved at vælge "Gem" under "Fil" i den øverste menulinje.

Trin 4

Åbn et nyt tomt dokument i Microsoft Word, og vælg "Etiketter" under "Værktøjer i den øverste menulinje. Bemærk: I Microsoft Word 2007 er denne funktion under fanen" Mailing ".

Trin 5

Klik på knappen "Indstillinger" i afsnittet "Etiket", og vælg dit etiketformat i henhold til etiketproducenten og produktnummeret. Bemærk: dialogboksen viser et resumé af etiketbeskrivelsen for den fremhævede etiket (f.eks. Etikettype, etiketstørrelse og sidestørrelse), så du kan vælge en etiketkonfiguration, hvis det ønskes.

Trin 6

Klik på knappen "OK" for at vende tilbage til opsætningsvinduet for hovedetiketten. Vælg indstillingen "Enkel etiket" under afsnittet "Antal etiketter" for at angive, at hver post placeres på en etiket (i stedet for alle etiketter med de samme oplysninger).

Trin 7

Klik på "Data Flet" -knappen, og kontroller, at en "Data Flet Manager" -værktøjslinje vises med et nyt dokument.

Trin 8

Vælg "Åbn datakilde" på værktøjslinjen Data Merge Manager under "Datakilde".

Trin 9

Vælg det Excel-regneark, der blev opdateret i trin 3, og klik på knappen "Åbn".

Trin 10

Vælg regnearkfanen i rullemenuen under afsnittet "Åbn dokument i projektmappe", og klik på knappen "OK" for at åbne en "Rediger etiketter" -guide.

Trin 11

Klik på knappen "Indsæt flettefelt", og vælg den ønskede kategori fra regnearket (identificeret i trin 1). Hvis det ønskes, skal du trykke på "Mellemrumstasten" for at indsætte et mellemrum mellem kategorier (f.eks. Mellem fornavn og efternavn) og indtaste yderligere standardoplysninger (såsom et komma mellem by og stat eller "Enter" -tasten for et linjeskift ). Gentag dette trin for at indsætte hver kategori som et felt, og tryk derefter på knappen "OK" for at lukke guiden Rediger etiket.

Trin 12

Vælg knappen "Flet til nyt dokument" under afsnittet "Flet" i Data Merge Manager-værktøjskassen for at oprette et nyt dokument, der indeholder Excel-regnearkoplysningerne som etiketter.

Trin 13

Gem det nye dokument, der indeholder sider med etiketter, ved at vælge "Gem som" under "Fil" i den øverste menulinje, og skriv det ønskede dokumentnavn i feltet, inden du klikker på knappen "Gem".

Indsæt etiketterne i printerens papirbakke, hvis det ønskes, og vælg udskrivningsfunktionen for at udskrive etiketter (udskrivningsfunktionen fås ved at vælge "Udskriv" under "Fil" i den øverste menulinje).