Sådan oprettes en adgangsdatabase for kirkemedlemskab

Hvis du har ansvaret for at opbevare medlemsrullerne for den kirke, du går i, vil du sørge for, at disse medlemsruller er nøjagtige og opdaterede. Oprettelse af en Access-database, der indeholder de nuværende medlemsoptegnelser i din kirke, er en af ​​de bedste måder at automatisere denne tidskrævende proces på. Når du har indtastet oplysningerne, er det lige så let at opretholde disse medlemsoptegnelser som at slå op på hvert medlem og foretage de relevante ændringer i deres adresse, telefonnummer eller medlemsstatus.

Trin 1

Opret en liste over felter, du vil medtage i din database. En typisk liste over kirkemedlemmer kan omfatte fornavn, efternavn, gadenavn, by, stat, postnummer, året året medlem blev medlem af kirken og et unikt medlems-ID. Forsøg at undgå at medtage oplysninger, der kan blive misbrugt, f.eks. Personnumre. I stedet for at angive hvert medlems socialsikringsnummer, skal du tildele hvert medlem et unikt medlems-id, før databasen designes.

Trin 2

Beslut hvilket felt du vil bruge til din primære nøgle. Den primære nøgle er et felt, der er inkluderet i hver post, og som er unik for hver post. Det medlems-ID, du opretter, kan tjene som den primære nøgle.

Trin 3

Saml alle oplysninger om medlemskab af din kirke. Du skal indtaste disse oplysninger, når databasetabellerne og dataindtastningsformularerne er komplette.

Trin 4

Åbn Microsoft Access, og åbn en ny database. Gå til sektionen tabeller, og opret en ny tabel. Indtast navnene på de felter, du har identificeret i de foregående trin. Det er bedst at bruge korte titler med et ord til hvert felt.

Gå til afsnittet "formularer" i databasen, og åbn formularguiden. Du kan bruge formguiden til at oprette en dataindtastningsformular baseret på den tabel, du lige har oprettet. Felterne i dataindtastningsformularen følger felterne i den underliggende tabel, og når du indtaster medlemsdata i formularen, gemmes de i tabellen.