Sådan kommer du igennem en travl faxlinje

Du kan komme igennem en travl faxlinje, så vigtige oplysninger og dokumenter når ud til de mennesker, som du prøver at sende dem til. En faxmaskine, der regelmæssigt modtager og sender faxer, eller som er blevet afbrudt, kan sende opkaldere et optaget signal. Lyden af ​​det optagne signal bliver frustrerende, når du har gjort flere forsøg på at få faxmaskinen til at svare. Et par minutters efterforskning kan få dig gennem en travl faxlinje og spare timers frustration.

Foretag mindst tre forsøg med fem minutters intervaller, inden du henter telefonnummeret til det sted, hvor du prøver at sende faxen. Søg online eller i telefonbogen efter firmaet eller placeringen, hvis du kun har faxnummeret.

Ring til telefonnummeret for virksomheden eller placeringen ved hjælp af en telefon, der er adskilt fra din faxmaskine. Forklar dit besvær for medarbejderen, og bed ham om at kontrollere faxmaskinen, mens du holder på linjen. Forbered dokumenterne i din faxmaskine, mens du venter på linjen.

Spørg medarbejderen, hvis du skal forsøge at sende faxen igen, når han er vendt tilbage til linjen. Hvis han siger ja, skal du bede ham blive på linjen, mens du gør forsøget. Find ud af, om virksomheden har en anden faxlinje, hvis han forklarer, at den første maskine har et problem.

Prøv at sende faxen til det originale eller nye faxnummer, mens du har medarbejderen på telefonen. Se om han har andre forslag til, hvordan man kommer igennem den travle faxlinje, hvis dette forsøg mislykkes.

Vent eller programmer din faxmaskine, så faxen sendes sent om aftenen eller tidligt om morgenen, når anlægget lukkes, eller forretningen går langsomt. Nogle faxmaskiner kan gøre flere automatiske forsøg på at komme igennem en optaget linje, indtil dokumenterne sendes. Dette er undertiden den eneste måde at komme igennem en bombarderet faxlinje.

Tips

Mange faxmaskiner gemmer modtagne faxer i hukommelsen, når de løber tør for papir. Når den begrænsede faxhukommelse er fyldt, kan maskinen ikke modtage nye oplysninger. Hvis du ilægger maskinen med papir, kan den udskrive faxerne fra hukommelsen og modtage nye faxer.