Sådan oprettes et fortroligt faxforsideark

Du ville ikke være den første forretningsfagmand, der overvejede, hvordan man bedst håndterer en fortrolig faxoverførsel. Mærk det "fortroligt", og du kan måske uforvarende invitere nysgerrighed og en krænkelse af andres privatliv. Spring det over, og konsekvenserne kan blive endnu værre. Løs begge forhold ved tydeligt at mærke din fax som "fortrolig" på faxforsiden. Indsæt derefter nogle tænder i advarslen om at fjerne øjnene ved at skrive en fortrolig bundtekst i bunden af ​​arket.

Opret et nyt dokument i dit tekstbehandlingsprogram med 1-tommer margener. Indsæt dit virksomhedslogo, hvis relevant, øverst på siden.

Centrer ordet “Fortroligt” med fed skrift øverst på siden. Brug store bogstaver til at lægge vægt på. Under og centreret placerer du ordene “Fax”, “Faxomslag” eller “Faxoverførsel” for hurtig genkendelse.

Skriv "Dato:" "Tid:" og "Antal sider, inklusive omslag:" på venstre side af omslaget. Mellemrum to gange, og skriv "Adressat:" "Faxnummer:" og "Telefonnummer:" på separate linjer. Plads to gange igen, og skriv: "Afsender:" "Faxnummer:" og "Telefonnummer:" på separate linjer. Inkludering af fax- og telefonnumre er en smart måde at dække dine baser på, især hvis faxen går tabt, forkert placeret eller aldrig ankommer. Hvis et nummer er forkert, eller der er transponeret to numre, kan du rette fejlen ved fremtidige faxoverførsler.

Tilpas dit faxforsideark med et afsnit, der passer til dine forretningsbehov. Hvis du f.eks. Regelmæssigt sender faxer til den samme person eller afdeling, kan du oprette en boks med overskriften "Ruteoplysninger" eller "Næste trin." Eller hold dine muligheder åbne ved at oprette en "Kommentarer" sektion, så du kan håndskrive en note eller instruktioner, såsom "Ring mig straks for at bekræfte modtagelsen af ​​denne fax."

Skriv en bundtekstmeddelelse nederst på faxforsidearket. Svarende til en fortrolig advarsel, som du ser på nogle e-mails, bør denne meddelelse formidle, at faxen: er fortrolig; er kun beregnet til adressaten; og indeholder oplysninger, hvis "afsløring, kopiering, brug eller distribution" er forbudt. Det bør også anmode om, at afsenderen underrettes om en fejlagtig kvittering - en anden god grund til at angive et telefonnummer øverst på et faxforsideark.