Fordele og ulemper ved Document Management System

Dokumentstyringssystemer er elektroniske systemer, der er designet til at administrere, gemme, distribuere og arkivere dokumenter. Disse systemer er almindelige i virksomheder og uddannelsessystemer og fungerer som et digitalt arkivskab. Dokumentstyringssystemer er også kendt som "indholdsstyringssystemer", da de kan gemme lyd, video og andre medietyper ud over dokumenter.

Fysisk rum

Dokumentstyringssystemer gemmer ofte oplysninger på servere eller andre kraftfulde computersystemer. Disse elektroniske lagerpladser tager ofte mindre plads end deres fysiske modstykke.

Digital arkivering

Dokumentstyringssystemer giver mulighed for lagring af selve dokumenterne og også for tidligere versioner. Dette kan hjælpe med at spore ændringer gennem tiden og giver en ekstra fordel ved at kunne vende tilbage til ældre dokumenter. Men hvis disse oplysninger ikke er organiseret og gemt korrekt, kan der være for mange dokumenter og versioner til rådighed og derved forårsage et overbelastningsproblem for brugerne.

Centraliseret placering

Dokumentstyringssystemer er en central lagringsplacering, hvor mange brugere kan få adgang til det mest aktuelle og opdaterede dokument fra en central placering. Denne nem adgang til dokumenter understøtter samarbejde mellem mange brugere. Den centrale placering af dokumenter fremmer også let distribution af dokumenter til brugerne. Elektronisk lagring af digitale dokumenter på et sted kan dog udgøre en ekstra sikkerhedsrisiko, medmindre der tilføjes ekstra sikkerhed for at beskytte det elektroniske system.

Yderligere værktøj til hjælpeprogrammer

Elektronisk lagring og styring af dokumenter i et elektronisk dokumentstyringssystem giver mulighed for hjælpeværktøjer til at levere yderligere funktioner, der ikke var tilgængelige i deres fysiske modstykke. Det er lettere at søge i elektroniske dokumenter end at søge i hvert dokument i hånden. Imidlertid kan mange af disse værktøjer være unødvendige og kan have en højere pris end værdien for virksomhederne.