Sådan arkiveres PDF-filer

Da elektroniske registreringsformater ændres så hurtigt, og filformater kun kan åbnes af visse programmer, har der været en tilbageholdenhed med at stole på proprietære softwareprogrammer for at arkivere elektroniske dokumenter. Selvom PDF-formatet blev opfundet af Adobe, er specifikationerne for læsning og redigering af et PDF-dokument tilgængelige for tredjepartsudviklere, og brugerne behøver ikke stole på Adobe for at åbne dokumenterne. Af denne grund er arkivister begyndt at stole på PDF / A-filformatet til arkivering af elektroniske poster.

Trin 1

Forstå forskellen mellem en almindelig PDF og PDF / A. Ifølge Den Internationale Standardiseringsorganisation er PDF / A et filformat baseret på PDF, som "tilvejebringer en mekanisme til at repræsentere elektroniske dokumenter på en måde, der bevarer deres visuelle udseende over tid, uafhængigt af de værktøjer og systemer, der bruges til at oprette, lagre eller gengivelse af filerne. " En PDF / En fil er en permanent PDF, der er formateret således, at den kan hentes i samme form over en lang periode.

Trin 2

Åbn det PDF-dokument, du vil arkivere i Adobe Acrobat 8.0 eller højere, eller i en tredjeparts kildeditor. Se Ressource 1 for en komplet liste over PDF-oprettelsessoftware.

Trin 3

Gennemgå hvilke elementer der er i PDF-filen. For at en PDF skal være kompatibel med PDF / A-formatet, skal den indeholde 100 procent, hvilket betyder, at der ikke kræves nogen udvendige elementer for at dokumentet kan ses. Skrifttyper, billeder, grafik og farve skal integreres i dokumentet. I Adobe Distiller skal du klikke på Indstillinger øverst i menulinjen og vælge Rediger PDF-indstillinger. Her har du mulighed for at integrere skrifttypebilleder og farve. Video- og lydelementer kan ikke medtages i PDF / A.

Trin 4

Indtast metadata i dokumentet, så de kan søges. PDF-metadata inkluderer nøgleord, den anvendte version af PDF og navnet på det program, der oprettede PDF-dokumentet. For at indtaste metadataene i Adobe Acrobat skal du klikke på Avanceret i øverste værktøjslinje. Klik på Dokumentmetadata i rullemenuen.

Gem dokumentet i et arkiv. Et arkiv kan være en sikker ekstern server, harddisk eller en guld DVD. Medierne, som du beslutter at gemme din arkiv-PDF, afhænger af, hvad der er mest sikkert på dit kontor eller husstand.