Faxetikette

For mange virksomheder er afsendelse og modtagelse af fax en daglig forekomst. Fax er så almindeligt, at det er let at glide ind i en afslappet kommunikation. At følge et par enkle trin hjælper med at holde dine faxer professionelle. Øvelse af ordentlig faxetikette vil sikre, at din virksomhed opretholder det professionelle omdømme, du har arbejdet så hårdt for at opbygge.

Afsendelse af faxer

Husk altid at faxe dokumenter er en forretningsproces. Husk som sådan disse grundlæggende retningslinjer:

• Inkluder altid en forside fri for unødvendige oplysninger eller illustrationer. Medtag på forsidearket dit navn og kontaktoplysninger, antallet af sider (inklusive faxforsiden), den tilsigtede modtager og andre relevante oplysninger. Husk, faxmodtageren er muligvis ikke den eneste, der ser dokumentet, så sørg for, at faxforsiden er professionel.

• Når du har sendt din fax, skal du foretage et opfølgende opkald til modtageren. Dette kræver ikke en grundig diskussion om, hvad faxen indeholdt. Du bekræfter ganske enkelt, at faxen blev modtaget. Det er hensigtsmæssigt i denne samtale at fortælle personen, at de frit kan ringe til dig med eventuelle opfølgningsspørgsmål til det faxede materiale, når det passer dem.

• Brug skøn, når du faxer følsomme eller fortrolige oplysninger. Hvis du sender oplysninger af personlig karakter, skal du ringe op for at fortælle den enkelte, at du sender faxen på forhånd. En måde at undgå denne type problemer er at bruge en online faxtjeneste. Disse tjenester sendes faxet direkte til en personlig computer.

• Vær forsigtig med at sende uopfordret materiale. Alle, der arbejder på et kontor, ved, hvor irriterende disse annoncer for billigere sundhedsforsikring og de nedsatte ture til Hawaii kan være. Hvis du sender uopfordrede faxer til dine kunder, skal du kun gøre det i den sjældne lejlighed, når det er berettiget. Hvis du får en anmodning fra en modtager, der beder om ikke at modtage sådanne faxer, skal du respektere deres ønsker og fjerne dem fra din liste.

Modtagelse af faxer

Som med afsendelse af faxer er der også etiketteregler omkring modtagelse af faxer:

• Respekter fortroligheden for modtagne fortrolige faxer. Del ikke personlige oplysninger med dine kolleger, der udelukkende var beregnet til din visning.

• Lad ikke følsomme faxer ligge, hvor andre potentielt kan se dem. Behandl faxer som med andre fortrolige papirer.

• Hvis du fejlagtigt modtager en fax, skal du fortælle afsenderen ved at ringe til ham. Normalt anmodes det om, at du ødelægger alle faxer, der modtages ved en fejltagelse.